Payer pour un autre abonnement logiciel peut ne pas sembler être le moyen idéal pour réduire les coûts de votre entreprise. Mais le calcul coûts-avantages change rapidement lorsque cet abonnement réduit le temps que vos équipes comptables, financières et RH doivent consacrer à la gestion de la paie de votre entreprise, sans parler de la gestion de la paie toutes les deux semaines.
Le temps économisé est de l’argent économisé. Libérer des heures-personnes à consacrer à des initiatives à plus forte valeur ajoutée et peut-être offrir une certaine flexibilité pour adapter la taille de vos équipes de back-office en fonction des besoins signifiera de l’argent dans votre poche.
Les économies de temps et d’argent ne sont pas les seuls avantages de l’automatisation de votre processus de paie, bien qu’elles soient certainement au premier plan.
L’automatisation de la paie est plus précise que la paie manuelle, ce qui réduit le risque de paiements incorrects ou déductions qui doivent être ajustés après coup.
Les paies automatisées sont plus faciles à former les nouveaux membres de l’équipe sur la façon de faire le processus, et la paie peut être utilisée (si elle n’est pas entièrement gérée) par des employés sans diplôme en comptabilité.
Un autre avantage est que les paies automatisées s’occupent facilement de la tenue des dossiers, garantissant que les entreprises se conforment aux exigences de comptabilité de l’IRS et des agences fiscales de l’État. Par exemple, de nombreux propriétaires d’entreprise ne se rendent pas compte que l’IRS oblige les entreprises à conserver un au moins quatre ans dossiers d’impôt sur l’emploi en main.
Vient maintenant la question la plus difficile : comment y parvenir. Ces neuf stratégies peuvent vous aider à savoir comment automatiser votre processus de paie.
De nombreuses entreprises de taille moyenne et entreprises utilisent un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) pour gérer diverses processus logistiques dont ils ne peuvent se passer. Peut-être que le vôtre aussi.
Si vous utilisez un système ERP, vous l’utilisez probablement pour gérer les processus de paiement et de comptes fournisseurs de votre entreprise.
Ou vous ? La paie des employés et des sous-traitants est, bien entendu, un élément clé des comptes fournisseurs de toute entreprise, mais de nombreuses entreprises n’ont pas franchi la prochaine étape pour intégrer la paie à leur système ERP. Si c’est parce que vous travaillez toujours sur un processus de paie manuel, c’est tout à fait compréhensible, mais le moment est venu d’apporter un changement.
Avant même de choisir une solution de paie automatisée, faites des Intégration ERP une priorité absolue pour votre entreprise. Ensuite, recherchez d’autres systèmes et processus qui restent isolés de votre ERP et consacrez les ressources nécessaires pour faire le travail.
Votre entreprise ne bénéficiera pas simplement d’une solution de paie entièrement automatisée. Au lieu de cela, l’intégration l’aidera à fonctionner comme la machine bien huilée et bien intégrée que vous avez toujours su qu’elle pouvait être.
Vous vous êtes engagé à intégrer votre futur système de paie à votre ERP existant. Bon travail. Il est maintenant temps de choisir le bon fournisseur de paie pour le travail.
Vous ne manquerez pas de choix. La paie est un espace extrêmement concurrentiel rempli de dizaines de fournisseurs légitimes en lice pour votre entreprise.
Tous ne sont pas à la hauteur de la tâche. Cependant, étant donné le nombre de choix à votre disposition, il n’y a aucune raison de ne pas prendre votre temps et de choisir le fournisseur qui correspond parfaitement à vos besoins.
Cela semble écrasant, n’est-ce pas ? Pas si vous affinez vos choix en excluant les prestataires de paie trop spécialisés qui se concentrent uniquement sur la paie. Aussi bons qu’ils soient dans ce travail, la plupart des entreprises ont besoin de quelque chose de plus une solution plus complète qui offre des services connexes comme RH libre-service, l’administration et la gestion des avantages sociaux, l’intégration des employés, etc.
Toujours débordé ? Demandez aux propriétaires ou aux responsables des ressources humaines d’entreprises homologues non compétitives leurs opinions honnêtes sur le fournisseur que vous devriez utiliser. Encore une fois, il vaut la peine de prendre cette décision à droite.
« Automatiser la paie » ne signifie pas nécessairement « automatiser complètement la paie ». La paie est une affaire étonnamment complexe avec de nombreuses pièces et processus secondaires et auxiliaires qui ont tendance à passer entre les mailles du filet. Ceux-ci peuvent persister sous forme papier, orphelins de votre ERP et de votre système de gestion numérique de la paie, pendant des années.
Ne les laissez pas. Faites une liste complète des processus de paie et de tenue de dossiers liés à la paie que votre entreprise utilise et créez un plan d’action pour les automatiser tous. La solution la plus propre est bien sûr de les migrer tous vers votre solution de paie automatisée.
Néanmoins, tous les processus étranges que votre nouvelle solution ne peut pas gérer devront être pris en compte d’une autre manière. Cela peut nécessiter de détourner certaines ressources de développement internes, en mettant les non-développeurs techniquement compétents sur un solution de contournement low-code, ou en faisant appel à un consultant externe pour créer une solution personnalisée qui répond à vos besoins.
Dans ce cas, un vaut vraiment mieux que deux. Si vous pouvez trouver une solution unique qui peut gérer à la fois la paie et la comptabilité générale de l’entreprise, et qu’elle coche toutes les autres cases dont vous avez besoin des deux, sautez dessus.
Mais ne soyez pas surpris si vous ne pouvez pas. Les prestataires de services de paie allégés et basés sur le cloud ont tendance à se considérer comme se distinguant des processus comptables internes. Ils sont excellents dans ce qu’ils font, mais ils ne voient pas comme leur travail d’aider les entreprises à tenir leurs livres.
Il est un peu plus courant de trouver des prestataires de services de paie qui proposent également des services de comptabilité. Ces fournisseurs, bien que techniquement distincts, ont tendance à très bien fonctionner ensemble, se rapprochant le plus possible d’une solution parfaitement intégrée.
Si vous ne trouvez pas de solution adaptée à l’un ou l’autre type de solution, la meilleure option suivante consiste à utiliser des plates-formes de paie et de comptabilité distinctes qui s’intègrent les unes aux autres, mettant ainsi vos registres de paie et de comptabilité générale à portée de main. Dans ce cas, au moins, l’intégration tierce est à des années-lumière mieux que pas d’intégration du tout.
Votre entreprise doit déjà utiliser une plate-forme de stockage cloud sécurisée pour gérer ses enregistrements et sauvegarder les immenses volumes de données qu’elle produit chaque jour. Google Drive, Dropbox ou une alternative d’entreprise tout ce qui fonctionne pour vous.
Vos registres de paie doivent figurer parmi ces données, même si votre fournisseur de paie automatisé vous assure que c’est le seul système de stockage dont vous aurez besoin. Ainsi, dans le cas peu probable où quelque chose arriverait à votre fournisseur de services de paie, comme une attaque de ransomware qui le met hors ligne pendant des jours ou des semaines ou corrompt définitivement ses dossiers, vous aurez besoin d’une couche supplémentaire d’assurance.
Votre processus de paie automatisé doit inclure un processus connexe qui décrit comment et à quelle fréquence vous sauvegardez les données de paie. Élaborez ce processus lors de la phase initiale d’automatisation, et non après coup.
Les registres de paie de vos employés sont à vous de conserver et de gérer. Mais ce sont aussi vos employés. Par conséquent, ils doivent être disponibles sur demande à des fins de vérification des revenus et de l’emploi, entre autres raisons.
La plupart des plateformes de paie automatisées permettent aux employés d’accéder facilement à leurs dossiers de paie. Cependant, si vous finissez par choisir une solution qui n’a pas de bonnes capacités de libre-service, déployez une solution de contournement qui les renforce, comme une base de données interne avec des talons de paie, des W-2 et d’autres enregistrements de paie importants.
La plupart des prestataires de services de paie automatisent les déclarations de revenus des États et du gouvernement fédéral. Ne vous contentez pas d’une solution à taux réduit qui ne produit pas de déclarations mensuelles, trimestrielles ou de fin d’année en votre nom. C’est un moyen sûr de laisser les choses passer entre les mailles du filet.
Cependant, vous voulez être tenu au courant des activités de déclaration de revenus de votre fournisseur de paie. Aucune entreprise n’est parfaite, et les prestataires de services de paie sont connus pour mal calculer (ou manquer complètement) les paiements. Par conséquent, il est dans votre intérêt de vérifier leur travail et de dupliquer leurs dossiers au cas où l’IRS ou l’agence du revenu de votre État vous appellerait.
C’est un autre aspect souvent négligé de l’automatisation de la paie. Les entreprises à faible taux de roulement doivent rarement faire face à la fermeture des comptes de paie des employés licenciés avant la fin de l’année, lorsque de nombreux employés choisissent de planifier des départs à la retraite ou changements d’emploi. Lorsque le besoin s’en fait sentir, ils peuvent oublier de tout boutonner.
De nombreux prestataires de services de paie offrent un accès aux déclarations de revenus de fin d’année, à l’émission W-2 et aux dossiers de paie pour les employés qui quittent le service avant la fin de l’année (et leurs employeurs). Assurez-vous que le vôtre le fait aussi, ou cherchez un moyen d’automatiser le processus de réplication de ce type de service.
À tout le moins, vous devrez vous assurer que tous les employés licenciés reçoivent leurs W-2 avant la date limite de fin janvier l’année suivant la fin de leur service, et que vous produisez et payez tous les impôts de fin d’année pour régler leur comptes.
A ce stade du jeu, votre entreprise s’appuie probablement sur entrepreneurs indépendants pour effectuer certains services non essentiels, voire prendre en charge les processus commerciaux essentiels. Cela ajoute de la complexité et de l’incertitude à votre processus de paie.
Heureusement, le prix de travailler avec des entrepreneurs indépendants flexibles à temps partiel ne doit pas nécessairement être un processus de paie parallèle qui n’est pas entièrement automatisé. Avec la bonne solution de paie automatisée, vous ne devriez avoir aucune difficulté à intégrer vos paiements d’entrepreneur à la paie de vos employés. De plus, vous pouvez le faire tout en respectant toutes les lois fiscales et du travail applicables.
La gestion des paiements des sous-traitants et des employés sur la même plate-forme peut nécessiter des processus internes supplémentaires, une automatisation ou des intégrations. Par exemple, si vos sous-traitants suivent leur temps ou envoient des factures périodiques pour leur travail ou, plus probablement, les deux, vous pouvez choisir une solution de paie qui s’intègre à ces plateformes de facturation ou de suivi du temps tierces.
L’automatisation de votre processus de paie n’était probablement pas en tête de votre liste d’objectifs stratégiques pour l’année en cours. Il serait surprenant qu’il fasse même partie des cinq premiers. L’automatisation de la paie, et la plupart des autres types d’automatisation des processus d’ailleurs, n’inspirent pas beaucoup d’enthousiasme aux propriétaires d’entreprise et aux dirigeants.
Pourtant, l’automatisation de la paie fait partie de ces initiatives commerciales qui prennent une importance démesurée après coup. Une fois que tout est dit et fait, la différence est le jour et la nuit. L’entreprise fonctionne plus facilement et à moindre coût, et les employés en sont plus satisfaits. Ceux qui font le changement se demandent souvent pourquoi ils ne l’ont pas fait plus tôt.
C’est une bonne question. Comme nous l’avons vu, l’automatisation de votre processus de paie ne prend pas des mois ou des années. Cela ne nécessite pas d’énormes quantités de puissance humaine. Ce n’est pas spécialement coûteux, même si cela nécessite quelques investissement initial dans les logiciels, les processus et la formation.
C’est quelque chose que chaque propriétaire d’entreprise peut et devrait faire le plus tôt possible. Parce que la concurrence l’est certainement. Il n’y a qu’une chose plus vexante que d’exécuter et de gérer la paie à la main. Et cela est débordé par la compétition à maintes reprises.
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